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「危机」变「机遇」:远程办公效率为什么能提升30%?_详细解读_最新资讯_热点事件

编者按:本文来自微信公众号“Tech星球”(ID:tech618),作者 贾宁宇,36氪经授权转载。

为了防止疫情的扩散传播,许多企业都选择了延迟复工,或者员工在家远程办公。

不同于国外Google、微软等公司,在远程办公模式方面经验丰富,国内很多企业线上办公后,如何解决效率成了难题,“2亿人在家办公,1亿人在摸鱼”是对当下在家复工情况的调侃。

“三节课”作为业内领先的新职业教育平台,疫情发生后不久,迅速做出“2月底之前,全员都在家办公”这个决定。远程办公对于三节课的每一位员工来说早已“轻车熟路”,因为他们内部已经摸索了两三年。经过这两三年的亲身实践,三节课认为只要能发挥远程办公灵活、协同等特点,就能推进企业内部数字化办公以及OKR等管理手段升级,提升企业发展效率。

“三节课”高管介绍,其实在开启在家办公之前,“我们多少是有一些担心的,毕竟此前我们都没有全员全部在线办公的经验,不知道在这个过程中可能有什么挑战,也很担心,全员办公能否确保工作效率和业绩的达成。”

在此基础上,“三节课”针对各个部门和团队过去两周的任务达成情况,工作状态等做了一些调研。最终发现,团队目标达成率在100%及以上的比重占到了40.9%,而未达成目标的团队,达成率基本也超过80%。只有极个别的团队未达到80%

「危机」变「机遇」:远程办公效率为什么能提升30%?

各团队成员的目标达成情况,也全部都达成预期,没有团队在这个过程掉队

「危机」变「机遇」:远程办公效率为什么能提升30%?

根据调研以及这一段时间业务数据的表现,远程办公期间,“公司的协作效率至少比线下办公的提升了30%。之所以,能够达成这个水平,与我们过去一段时间,在远程协同办公的诸多实践有很大关系。”

今天,“三节课”希望能够把这些经验和实操干货分享出来,帮助到更多还处于远程办公挑战当中的公司。

提升效率30%秘诀,是这5条管理实践

1.如何进行有效地目标管理,让员工始终保持同频?

目标管理,是远程协同办公当中优先级最高的工作。员工有清晰的目标,团队有明确的指标,是能够保持战斗力的第一要义。

在三节课,我们要求每个季度各个团队都有OKR,并且,OKR要能够拆解到每个个人(KPI)身上,并且要足够SMART。

以营销团队为例,开工之前营销团队的leader就第一时间基于季度的目标(OKR),提前拆解相应的策略,然后把目标落实到人(KPI)。确保团队中的每个人都有清晰的目标和DDL(截止日期),不会在接下来的工作当中失焦。

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在此基础上,在三节课公司内部,每周各个主要团队的leader,都会亲自撰写周计划文档,并且将计划文档会全员公示,确保每个团队的同学都能了解自己在当周的任务和计划。

「危机」变「机遇」:远程办公效率为什么能提升30%?

「危机」变「机遇」:远程办公效率为什么能提升30%?

而每周,团队内部还会进行周例会,复盘和确认当中任务的完成情况,二级部门的任务完成情况,还会在整个公司以邮件的形式进行公示。

这样几个动作完成之后,团队中每个成员的工作目标与每周任务,都能足够清晰且可追溯。这使得协作效率也大幅提升,大家不仅知道自己团队的计划和目标是什么,还能知道快速查阅到,业务相关方的目标和计划是什么,快速对齐,快速跟进。

另一方面,通过文档+团队空间+邮件公示的形式,也让员工更加清晰自己的任务完成对于公司有怎样的价值,大幅提高同事对公司的认同感。这对于远程协作期间的工作而言,意义重大。

2、远程办公,如何在不大幅度提升沟通成本的前提下,确保项目正常推进?

远程协同,意味着沟通和协作成本的大幅提升,线上沟通相比线下,意味着大量的信息的丢失,这时,如何解决项目协同过程中的沟通效率问题就非常重要。

三节课采取的办法是通过IM+文档的方式来解决。

企业微信、钉钉等IM工具解决团队协同中,快速沟通,快速达成共识的问题。有什么问题,如果文字没法说清楚,快速拉其相关人士开会沟通清楚,文字半小时聊不清楚,电话可能5分钟就聊完。

但这仅仅是第一步,所有沟通的共识、结论,以及重要的背景信息,全部都要有统一的文档沉淀。

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项目背景、项目阶段、当前第一优先级的任务,都会在文档当中沉淀和展示。项目过程中,有任何不清晰的地方,过去都要靠项目负责人或者相关人员反复沟通才能解决。现在,对于项目和一些共识性的问题,先看文档,如果文档当中没有解答,再去沟通。

更进一步,项目任何进展和变化,我们都会在文档中进行更新,有任何Todo(待办事项管理),都可以直接@相关同事,相关同事就会在自己的IM工具上收到通知。

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这样,自己的项目进展到什么情况,自己有什么新的Todo,都能够第一时间知悉。

这不仅是三节课内部的工作方法,钉钉、飞书都提供了类似的工具,值得一提的是,在阿里、头条内部都采用了类似的工作方法。在我们看来,基于文档沉淀+IM的协同方式,确实能够有效地提升项目进度的把控程度。

并且,因为项目经理和相关成员,都必须通过文档沉淀来协作,也倒逼项目成员要把相关情况思考的更加清晰。在这个过程中,项目的推进反而更加扎实。

3.如何确保员工持续保持战斗力?

工作状态不可控,是团队远程协作的另一大挑战。让员工能够在远程协作期间,保持战斗力,对于远程办公的效率提升也有重要意义。

对于这个问题,我们实践和探索之后的一个重要方法是——日站会+日报。

每天早上,全员会通过视频会议的方式,开日站会,汇报自己昨天任务的完成情况自己今天要完成的任务。

而在每天的工作完成,员工通过日报的形式,同步每日的工作状态,leader每日进行反馈,确保同事状态始终在线。

三节课为全员提供了一套日报模板,在日报当中,要记录今天完成的任务,确认每天任务的完成情况,记录任务的完成时间。让员工对于自己的工作效率,有更清晰感知的同时,也让管理者更好的判断员工的工作效率。

比如,这位同学的日报当中,就清晰的记录自己当天工作的花费时间,完成情况,以及自己今天的思考。

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并且,三节课的管理团队还要求,管理者在时间允许的情况下,针对同事的日报进行反馈。

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日报,不仅能够帮助管理者第一时间了解员工的状态,还能够针对性的给出反馈,能够更好的确保远程协作过程中,同事们的情绪状态和战斗力。

而且,这种形式规范,颗粒度更细的汇报,对于员工来说,也是一个很好的修炼基本功的过程,哪些工作完成的好,哪些完成的不太好。好的,为什么好,该如何保持?不好的,为什么不好,该如何改进。每日汇报,每日反馈,每日精进的过程中,员工的基本工作能力也能大幅提升。

4、如何通过流程规范+文档沉淀,每天少开50%的会。

如果我们简单粗暴的划分一下,我们日常的会议,大约可以分为这样两种形式,一种是信息同步会,另一种是创意构思会。

许多同事,在开会的时候,大量的时间会开在信息同步上。尤其是涉及到跨部门协作,或者临时性的项目时,这种针对信息同步的会议会更加密集且耗时。

线下办公,信息的同步,就非常影响工作协同效率。而进入到线上协作,如果还有大量的时间,消耗在信息同步,那么大多数同事的时间,几乎全部都要花在会议上了。

对此,我们会发现,通过有效地流程规范+文档沉淀,能够大幅提升工作效率。

对于一些常用的工作文档、共用资源、工作流程等,公司内部都有扎实的文档沉淀。

譬如,和设计团队沟通,需要在对外合作使用到我们的logo时,设计的同事经常直接就甩给我一个文档+文件,然后让我自行翻阅。

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再比如,跨部门的一些对接需求来临时,我们也从来不会直接开会沟通,而是让他先看对接流程文档,确认问题确认清晰,再提需求。

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而一些项目背景及进度同步,就像我们之前说的,也不会再通过会议的方式来进行,而是直接更新文档,并@相关同事,确认进度。

通过流程梳理+文档沉淀,至少50%以上的信息同步会,都以文档同步的形式完成了。

这使得员工的大量的时间和精力被解放出来,聚焦更加重要的,需要进行创意思考和探索的问题。

5、如何让新员工快速入职,3天进入工作状态。

在过去两周的远程办公实践当中,我们还针对一个略微有些特殊的工作场景,形成了一个独特的工作模板和文档。这个场景就是——新员工入职。

过去两周,三节课入职了17位正职同事,这17位同事,全部都是线上入职,并且随之进入线上办公的状态。

远程办公,新人如何快速融入是个很大的挑战,即使是在日常,2周入职17位同事,对于三节课这样一家创业公司,也是一个超常规的状态了。此前,三节课对于新人都有完整的入职流程和入职培训来解决快速融入的问题,但是,特殊时期,显然既有流程无法实现。

所以,我们很快的在TeamMark当中,产出了一份新人入职手册,让新人能够快速了解公司。

「危机」变「机遇」:远程办公效率为什么能提升30%?

新人的快速融入,无论何时对于公司的战斗力提升都有重要价值,而特殊时期,通过文档完成新人对公司的快速了解,确实是我们在远程办公实践当中的一个意外惊喜。

中小公司面对远程协作,究竟难在哪里?

经过这段时间的远程办公实践和探索之后,我们对于绝大多数公司,尤其是中小公司,在面对远程协作时的挑战和困境也有新的认识,大致有以下几个方面:

1、由于过去企业内部知识的沉淀不足,导致大量工作的推进要靠“人”来维系。

换句话说,有许多任务的完成,高度依赖某个具体的人,对具体业务的熟悉程度,一旦这个人不在了,整个事情就容易推进不下去。

在线下办公时往往问题还不明显,但是全部转线上时,就发现为了保持团队协作效率,一些人就需要把大量的时间消耗在反复沟通一些基本信息,导致效率十分低下。

2、工作流程不清晰,导致协作过程中,沟通成本极高。

大多数中小企业,此前并没有进行清晰的流程沉淀,很多时候也没有非常详细的管理规则和动作。

这就导致,协作的关键在于人和人的密集沟通。这恰恰是线上沟通当中,挑战最大的一点。协作流程一旦需要反复确认,就会占据大量的沟通时间。

3、管理成本提高,员工的目标管理、任务管理和绩效管理无法有效达成。

有数据显示,远程协作办公的状态下,很难针对绩效进行有效的管理。

这背后,有对员工的目标制定和拆解不足、有对于员工任务完成情况的追踪不到位、也有对于员工工作时间无法有效管理等原因。

远程协作的挑战,不仅仅是远程协作过程中,本身的沟通成本增加、管理效率降低等带来的挑战,更多情况下,是由于企业运转过程中,一些基本的管理内容沉淀不足导致的隐患。这些隐患,在团队规模尚小,或者全员能够保持即时沟通的情况下,往往并不明显。

但是,一旦团队规模扩张,或者遇到像远程协作这样,协作成本陡增的场面,这些隐患往往会成为压垮骆驼的最后一个稻草。

调研阿里、头条、腾讯,高效云端办公是未来?

我们相信,上述这些问题,不仅仅存在于远程办公这个场景下,而是所有中小团队在从小做到大的过程中,都会遇到的问题。

而且企业要树立的正确认知:远程办公不是疫情下的救急措施,而是企业组织和生产模式变革的绝佳机遇,对于如何进行远程办公,还有许多优秀的实践经验和案例,值得我们学习和借鉴。

尤其在深入调研了阿里、头条、腾讯等多家企业,我们发现互联网大厂,已经实现利用数字工具,实现事业群之间的协作;巨头维持创新的活力,也正是利用数字工具实现OKR的落地;甚至巨头拓展开海外业务中,利用数字工具实现云端联合办公,也是必不可少。在此基础上,三节课结合很多优秀创业企业案例,一批企业远程办公实践的方法论已经形成。

有人说,远程办公让视频会议行业发展提速5年。实际上,这次疫情导致的大面积远程办公模式实施,也促使数字化办公时代来临,高效的云端办公是未来吗?

疫情下,如何扎实的修炼企业内功,迎接2020更加严峻的挑战?在调研阿里、腾讯、头条后,三节课结合自己的实践经验,整理出了一份120页的远程办公秘笈,非常适合中小企业的创始人或团队管理者。

资料包中,对于企业远程办公中遇到的挑战和问题,如何进行高效协同的方法以及如何进行高效协同的案例进行了汇总和沉淀,能帮助你找更适合你的公司或团队的管理方法。

如果你恰好是一家中小企业的创始人或团队管理者,也想带领团队提高远程办公效率,以及对于远程办公还有其他诉求,那么这份资料包非常适合你。三节课企业服务,关注这个公众号,发消息:资料包,自动收到回复,添加并发送《2020远程办公宝典》。

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