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远程办公如何提高工作效率?我们和四位企业高管聊了聊_详细解读_最新资讯_热点事件

编者按:本文来自微信公众号连线Insight(ID:lxinsight),36氪经授权发布。

作者 |向阳

编辑|水笙

远程办公如何提高工作效率?我们和四位企业高管聊了聊

2020年初,疫情爆发之前,中国远程办公的渗透率还低得惊人。

然而,一个月未到,远程办公变成全国讨论的热点,并迅速在全国普及。

成千上万的企业开始起草一份针对远程办公的制度,无数员工过上了不用通勤、在家办公的生活。

在中国,远程办公的技术已经有了一定基础,近几年涌现出的企业微信、钉钉、飞书、石墨文档等软件和工具满足了企业线上沟通、文件传输和工作协调等方面的基础需求。但在巨大的流量袭来时,升级扩容、保持协作顺畅的需求也摆在了眼前。

远程办公如何提高工作效率?我们和四位企业高管聊了聊

有着丰富远程办公经验的企业毕竟是少数,很多企业还在探索和适应的阶段,无论企业还是员工,对这种工作方式以及其中需要运用的软件,都不太熟悉。

在远程办公中,最受关注的一个问题是:如何解决效率问题?

而对于企业高管来说,这也是一次考验,他们面临的问题是,在全新的办公形式下,如何做好管理?

连线Insight专访了HelloTalk创始人魏立华、爱库存高级副总裁姚燕萍、欧路商学院副总经理林宇、衣邦人副总裁徐叶红,关注他们在这场远程办公热潮下的思考,聊聊管理者和企业面临的难题和挑战,以及他们拿出了怎样的解决方案。

1提升效率最简单的方式是降低沟通频次

HelloTalk创始人魏立华

HelloTalk 作为一个语言学习、文化交流社区,本身比较全球化,几个办公室分布在国内的深圳、上海和国外的一些城市。

不同办公室之间需要进行远程沟通,已经形成了远程多办公室协作的习惯,也有了一套非常明确的专门针对远程办公的规章制度。

疫情发生后的两周,公司全员都是在家办公。在规章制度上,我只增加了一个要求,就是在原先日报的基础上,要求员工提前提交一周的工作计划,在每天早上提交当天的工作计划。

提交工作计划,可以提前发现问题,员工自身的工作目标也会变得清晰,还有一个很重要的作用是提高沟通效率。

远程办公之后,因为缺乏面对面沟通,多人交叉的沟通会变成一个很大的问题。

提升沟通效率最简单的方式,是降低沟通的频次。提交工作计划,可以将不用直接沟通的部分通过电邮的方式替代掉,减少双方的沟通频率,等你真正要沟通的时候,效率也会高一点。

远程办公如何提高工作效率?我们和四位企业高管聊了聊

HelloTalk员工视频会议

除了工作计划,工作进度的及时更新也非常重要。

不同部门的员工会因为一个项目产生依赖关系。产品知道了设计的工作进度,才能跟开发沟通;客服接收到了用户的反馈,会同步给开发,开发修补和测试成功之后,客服才能再去通知用户问题解决了。

如果你每做一个东西就需要去全员广播,是比较麻烦的,所以工作状态的自动更新非常重要。我们可以利用项目管理工具自动通知到相关人员,就可以知道对方进行了哪方面的工作、完成进度如何。

一个公司里面拥有责任感和自我驱动的员工可能只占据了25%左右,很多人在家中办公,不免会受环境和自身心态的影响。这些人需要靠主管、组长或者有工作精神的人在团队里面发挥影响力。

平时我们会用JIRA的项目管理、云文档、企业微信的视频会议等,基本上是国内外的软件综合来用。

整理来看,国外的软件流程、共享分享和信息的公开会做得好一点,产品细节度和成熟度更高。国内的协同办公或者SaaS是最近四五年的事情,很多软件是一两个功能模块做得比较好,但是要把不同模块串联起来,就做不到。希望能有一个软件能把我们常用的功能都结合到一起,当然,这只是时间的问题。

远程办公如何提高工作效率?我们和四位企业高管聊了聊

企业 Wiki 系统Confluence

短期内来看,远程办公后的效率未必是在下降。

员工的通勤时间转化成了陪伴家人、休息和工作的时间;办公室工作很容易被人打断,打断太多也会影响效率,现在就变成大家有时间可以思考,可以专注于手头的工作;会议减少后,员工集中精神产出的时间变多了。

未来我们会更积极地尝试远程办公的模式。在受疫情影响而全员远程办公后,员工也可以珍惜这段在家工作的时间,和家人多点相处。随着员工幸福感的提高,相应地,工作的积极性和归属感也可以提高。这都是这次远程办公的阳光面。

远程办公如何提高工作效率?我们和四位企业高管聊了聊

HelloTalk员工在家办公

但是远程办公也有不便之处。需要多人面对面,同时要看文档,又要比较长时间讨论的时候,是不方便在线上进行的。目前,入职培训只能在线上进行,我觉得面试、培训还是面对面沟通的效果会好一些。

另外也会有技术上的阻碍,比如很多员工家里网络环境不好,短时间内大批企业的线上办公,网络、服务器的支持或者扩容也需要时间,视频会议时员工的掉线会打断开会的过程。

长远来看,企业的办公模式不能太单一。你可以远程办公,也需要去办公室工作,融合两种是最好的。比较理想的比例可能是80%的时间在办公室,20%的时间是远程。

2仪式感帮助员工更好进入工作状态

爱库存高级副总裁姚燕萍

我们是疫情发生之后才开始尝试远程办公的。

爱库存在1月21日开始休假,比法定假日提前三天。休假的第一天,通过钟南山“确认可能人传人”的发言、各种报道以及政府的通知,能看到整个态势的转变,判断疫情没那么快结束,那时候整个管理团队成立了应急小组。

当时管理层差不多在一周前就开始做准备工作、战略调整以及项目候选人的面试和入职等细节工作。

次日,群里就发了通知,在保障员工安全的前提下,原本定于1月31日的返工时间待定,定于2月2日的全公司年会延后。截至2月9日,我们两度延后复工时间,职场复工时间已经调整为3月2日(视疫情发展情况再看是否还需调整)。

我们起草了一份“爱库存SOHO办公规范1.0版本”,其中对远程办公前的准备、信息安全的注意事项以及远程办公需要用到的工具做了一些指引。

起草的过程中有过争议,主要有两种声音,一种是强调规则,比如准时打卡上报工作状态等,一种是强调结果,让规则软一点,相比工作过程的辛苦与否,更关注工作成果的好坏。显然后者更适合远程办公的模式。

在准备阶段,我们先是在整个硬件保障上做工作,因为很多员工没有带电脑回家,我们进行预约登记,安排当地员工分时段地回公司取电脑,不在本区的同事,特别是湖北等疫情严重的地区,尽快将电脑快递过去。

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爱库存员工打卡照

远程办公,工作氛围和员工投入工作的程度是非常重要的。虽然疫情的影响也还会持续,在尽到社会责任、保障员工安全的前提下,企业也要生存,需要员工有稳定和高效的工作状态。

2月10日返工,在线办公第一天要提一下士气,以前是当天创始人王敏和联合创始人冷静到各个楼层给所有员工发红包,这次是发送了开工信,在群里发红包。

除了常规的照片或视频打卡,在办公环境上,我们会提醒员工和家人沟通,让家人理解并配合自己进入办公状态。规范里面有建议不要穿睡衣工作,是我们想强调工作要有仪式感。

之前就设有的下午四点的眼保健操,被我们搬到了线上。特殊时期为了员工的健康状态,除了健康打卡,还另外设置了工间操和元气照评选,让大家保持适当的运动。对于公司武汉籍和湖北籍的员工,我们单独拉群,去做沟通和慰问。

在此之前,远程办公软件已经跟我们平时的工作联系得非常紧密。

我们一直在用企业微信,OA系统和邮箱都跟企业微信做了打通,几乎所有的信息发布和审批都已经通过线上去完成。企业微信主要用在日常的沟通和会议中,我们自己孵化和开发的社群管理工具丝丝可以支持在线培训和视频直播,单群上限达到了5000人。

各项工具都有自己的特点,我们也希望每个团队都能找到自己善用的工具。

不过市面上的一些软件还是存在稳定性问题,人数一多就无法承载,也有应用性问题,部分入口不容易寻找,退出到某些页面的时候还会存在卡顿的情况。这次全民性的办公,无形中提升了这些软件的迭代速度。

远程办公如何提高工作效率?我们和四位企业高管聊了聊

部分业务和工作是难以在线上展开的。就我们而言,销售和储存管理两方面是比较困难的。

销售跟商家、店主的沟通还是需要在线下,但是没办法做到的情况下,就更聚焦一些产品化的工作,同时通过线上的方式对店主进行沟通和培训。

仓储管理这块,现在工业园这类密集场所管控很严格,这块要配合好当地政府,在确保安全的情况下,逐步恢复作业。

在没办法改变现实的情况下,应该多去关注事情向好的一面。

这其实是一个内部做深度沟通和年度复盘的机会,可以想想今年的仗要怎么打、需不需要做调整、有没有新的目标,可以让我们更好地理解现阶段的业务发展策略。

在2003年SARS之后,也有一些结构性的变化和新的机会出来,我们想想可不可以通过这次疫情寻找机会、创造更大的价值。

对于公司的团队和个人而言,这也是表现执行力、创造力、凝聚力的好时机。有限的空间和资源,确实会有所制约,但也会产生一些突破和创新。

3明确的任务指令、每日工作汇报,可以保持战斗力

欧路商学院副总经理林宇

我们之前没有集体远程办公的经历,除了个别员工出差时候需要远程实时汇报工作,其余大部分时间都是在上海徐汇(总部)和深圳(分公司)的办公室办公。

2月10号开始,欧路商学院首次启动集体远程办公,包括新项目的开发、战略部署、合作方的谈判、营销工作的开展(如新媒体、网络营销工作)等以及销售工作的安排等。

各部门主管根据部门情况和业务进展安排员工每天远程上班,下达明确的任务指令,员工在结束一天工作后,通过邮件总结每日工作进展,汇报给上级领导。再者,每天上下班时间要通过钉钉打卡等。

受疫情的影响,一些员工的情绪和积极性肯定会受到影响。为了让员工在家工作也能保持战斗力、具有工作效率,我们总结了一些管理方式:

(1)管理上分工明确,工作细致化,工作内容落实到在个人,规定每个人在具体的时间节点完成任务。

(2)工作透明化,各部门之间、一个部门各个员工之间、与合作方之间等,协作共进,互相监督。

(3)多交流,开展线上头脑风暴、活跃气氛、明确方向,采取相应的激励机制,激发员工的战斗力。

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我们的市场部有很大一部分业务是新媒体运营,属于互联网工作范畴,不受疫情影响;另外我们启用了契约锁,可以签电子合同,财务审批、付款、给员工发工资等都不受影响。

销售部门也可以电话、微信等线上方式开展业务,只是目前与客户面对面交流、企业参访等不能进展。

关于学员上课问题,目前我们也在布局线上直播,将很快启动使用,另一方面也在通过更多线上产品补充现阶段产品线,用来引流、转化。

目前的影响应该是招聘环节,人事部门只能先筛选简历,通过电话了解应聘人员情况,暂时不好安排到公司面试及安排上岗等,这方面会影响招聘进度。

随着疫情控制情况的变化,后期不排除会启用一部分兼职人员,或尝试视频面试等,相信方法总比困难多,有问题就想办法解决,这也是对企业和管理者智慧的考验。

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这次疫情结束之后,我们还是会以线下办公为主。

这是我们的商业模式决定的,因为面向的学员是高级职业经理人及优秀企业家,通常我们会把总部办公地点设置在徐家汇的中心地段,满足学员高端上课体验。在管理模式上,也会追求教职工和学员的“零距离”接近,以便更好的服务学员。

但远程办公将成为一种新的管理补充模式。

随着办公成本的增加(特别是场地成本),越来越多的中小企业支付不起巨额房租,转战线上办公无疑是一个非常好的战略。

再者,每个行业实现互联网+是必然趋势,且国家支持自主创业、支持中小企业的发展,将来会有更多年轻人加入创业队伍,在前期资金受限的情况下,他们选择节省场地成本、线上办公的可能性更大。

最近新型冠状肺炎突发,远程办公呈现爆发式增长,相信疫情结束之后,随着经济的恢复,很多企业会思考灵活的办公机制,有备无患,也会从这段时间的远程办公中,总结经验和不足。通过此次远程办公,企业在危机中学习和演练了一种新的管理模式。

4远程办公中,下级推动上级更高效

衣邦人副总裁徐叶红

远程办公一直是我们日常运营与管理中的重要手段。

2015年9月8日,衣邦人在立足浙江基础上正式登陆上海,开启了全国城市网点的拓展布局。自那时起,衣邦人就十分注重在日常业务开展中应用远程办公手段。

目前衣邦人在全国有48个网点,因此,为了高效组织和统筹日常工作,销售、市场等多个业务条线长期以来都将远程办公作为重要的办公协作手段。

远程办公如何提高工作效率?我们和四位企业高管聊了聊

衣邦人程序员远程办公桌面

衣邦人独立开发了针对服装定制业务的ERP和CRM系统,这是我们一直以来远程办公的保障基础。同时,结合日常业务开展需求,我们也会使用市面上如企业微信、千聊等成熟、标准化工具组成在线办公工具组合,并且一直在对全体员工进行工具应用和远程办公方法的相关培训。

衣邦人培训、人力和企业文化相关部门,在线办公的工作效率保障上起到了很大的作用。通过线上顾问采访、优秀案例分享,让员工能够迅速地进行比照,寻找更好的工作方法。同时,我们还使用了线上直播等更丰富的互动方式,使得案例分享更有温度、更亲切。

远程办公,考验团队的主动沟通、反馈及协作意识。目前我们以职能或是项目式沟通推进,做到有条不紊,同时相对沟通会比集中办公更聚焦。

在线沟通、每日有节奏的会议制度、工作状态核检、各业务条线HRPB主动的关怀性干预、每日工作成果定时反馈、企业文化侧的News letter及员工互动,这些长期以来衣邦人都在完善的在线办公方法论,都是团队高效协作的保障方式。

远程办公如何提高工作效率?我们和四位企业高管聊了聊

衣邦人销售线每日打卡照

为了规避远程办公后可能存在的问题,我们也总结了一些方法:

(一)规避工效低下,我们十分注重员工在线办公的仪式感,所有参与在线办公的衣邦人员工每天都在固定地点、正式化着装(避免睡衣)、利用相对的固定时段开展工作。同时,我们一致倡导下级推动上级,向上管理工作方法,也是提升工效的重要保障。

中基层管理岗仅向员工同步阶段性工作目标,对于工作策略、工作截点和所需资源的管理,一般都由下级向上级发起需求或执行,很多时候甚至出现上级向下级汇报的情况。

例如,衣邦人在2月份推出置衣卡产品,策略、产品需求和时间截点均由市场部门提出,而产品开发则是由CEO方琴组织项目组,并由CEO方琴向市场部门进行汇报。

(二)防止重要企业信息泄密,在线办公必然会造成企业信息管理的挑战。因此,衣邦人从公司规定和加密工具两方面,都在着力杜绝企业信息泄密的情况发生。

(三)规避知识产权风险。在员工组织在线办公过程中,公司一方面会为员工提供已获授权或自主开发的办公工具,另一方面也明确杜绝员工在线办公中应用盗版软件。

远程办公一直是衣邦人业务开展的基础保障方式,以后也会一直持续下去。

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