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项目型在线协作的五个基本要素_交流

原标题:项目型在线协作的五个基本要素

对于SaaS产品的项目类型的协作,笔者认为有五点要素值得掌握,分别是——交流、记录、提醒、形式、版本。

随着各类文档和项目的线上化,在线协作的概念现在已经在不同产品不同平台都有了很多不同程度的运用,那么对于协作来说,什么是必须的,什么是非必须的,作为产品经理的我们需要有很清晰的认识,因为不同种类的协作的偏重会有所不同。

对于SaaS产品的项目类型的协作,因为刚刚经历过一次0-1迭代,趁着脑子还热,为了给自己留下点笔记,也为了让正在做或者将要做协作产品的产品小奶狗们少走弯路,我总结了以下五个基本要素,对于项目型的在协作来说,应该是够了。

首先我介绍一下我提及的“项目型的在线协作”是什么意思:对于一个工作项目所用到的多种类型的文档的线上存储,增删改查以及团队成员的线上互动。它与细分类型的协作像文档类在线协同,代码类/原型类的线上协同会有很多不一样的地方,文件类型的复杂导致了它的使用场景更多是嵌在了当前火热的SaaS系统中。

那么对于这种项目型的协作需要实现较为完整的线上互动的话,作为产品汪的我们在基础功能的设计上是否需要考虑到以下五种基本要素:

一、交流(协作的桥梁)

无论是项目型的在线协作还是最近大受欢迎的文档类型的在线协作,交流都是作为协作基础。要实现多人的互动效果,交流很重要,至于交流的形式,可以根据具体项目具体分析。

交流的种类有很多:评论,备注,即时IM(更多的形式欢迎大家补充),交流是用户进行互动的重要表现形式,因此选择一个合适的交流模式对于你的系统的体验来说十分重要。

IM是最为便捷的模式,但是和其他两种模式对比,IM是基于用户与用户之间的沟通,而评论和备注则多了一个内容载体,也就是主题。对于项目类型的协作来说,基于载体的沟通效率和直观度我认为是高于IM的,而且除非可以接入已有的IM系统,否则自主开发一套IM对于开发团队来说是一个硬骨头。

所以除非你的系统对IM的需求很大,你的团队愿意做,否则IM还是建议作为后续系统的完善补充和亮点开发。

对于前期系统而言,评论和备注可以解决很大部分的交流问题,对于在线协作这个闭环来说,消息的产生渠道已经得到满足。

如果你的协作系统交流内容偏重,有消息的产生渠道,还得给他匹配相应的消息接收和处理渠道,否则消息的时效性无法得到保证时,项目协作的效率就会大打折扣。

二、记录(项目更新的溯源)

当你的项目协作会涉及到很多不确定的变更,人员参与度较高的时候,如果没有对应的内容来记录历史和痕迹,项目的内容溯源就会变得异常复杂(有严格的项目管理机制和其他管理工具的情况除外)。

记录功能可以说是事半功倍的功能,只需要提供项目主要信息的操作埋点,生成当前项目内容的操作记录或版本记录等,就可以完成项目协作中对内容的溯源操作。

为什么说记录也是一个完整的协作内容的基本要素,因为没有记录的会议是会损失掉很多信息点的,同理没有记录的项目协作必然也会损失很多信息点。

操作的记录和版本的记录对于在线协作来说可以极大提高协作中的容错率,降低修改成本,只有当使用者可以很放心地修改内容信息,你的在线协作系统才算是达到了交付标准。

三、提醒(协作效率的推动因子)

强提醒,@功能的发明,就是为了让消息能够尽快触达接收者且不容易被忽略,团队协作中的提醒同样是作为团队项目进程的推手,为了不让目标成员忽略关键信息点,系统的消息提醒是重要入口。

在第一点:交流中也有提到,当你的系统偏重在交流上时,对于信息产生渠道的匹配功能是相辅相成的,消息提醒功能配合交流功能才可以组成一个交流偏重的项目型协作系统。

提醒内容可以包括新消息提醒,重要消息提醒,关注消息提醒等等很多细分,可以结合自己项目体系的消息内容和形式作必要的规划和设计。和提醒功能匹配的当然就是屏蔽功能,屏蔽功能相对于提醒来说更多是作为人性的功能设计,不一定有,有了会更好。但是这都是基于基本设计模式的说法,比如你的系统本来就不要求人性化,当然也不必考虑。

提醒内容作为交流偏重型的项目在线协作是比较重要的基本要素,大体逻辑可以参考微信,钉钉,slack等沟通型工具的模式。

四、版本(协作的历史归档)

第四个基本要素就是协作中很重要的特点功能:版本。无论是本文说的项目型的在线协作,还是其他各类在线协作系统,基本都会出现版本的概念。

为什么版本的概念会这么重要?

因为多人在线协作的行为必然会产生新修改覆盖原修改,加上每个人之间的考虑和逻辑不同,就必然会产生意见的分歧,版本的概念就是为了解决这个产生分歧后的“悔棋”行为。版本支持回退和任意版本的恢复,其存在也是解决了第二点提到的记录所解决的问题:修改成本。修改成本降得越低,在线协作的人员参与度就越高,离真正意义上的在线协作也就越接近。

有修改就会有版本,所以版本可以说是在线协作的五个基本要素中最重要的一个。

五、形式(协作的基本机制)

对于一个在线型的协作来说,形式应该说是奠定一个系统协作发展方向的基石。因此在开始设计你的在线协作系统之前,优先考虑一下,你需要的协作形式是什么。

目前在线协作的形式基本分为两大类:同步协作,异步协作。

同步协作顾名思义是同时进行的协作,举个例子:腾讯文档就是同步协作的类型。在同步协作的形式中,就像多个人一起捏泥巴,其他人的操作会马上反馈到你的视角,当然也可以影响到你的操作。同步协作的模式的协作程度最高,因为他是时刻更新的反馈,对于信息获取频率较高的系统使用同步协作会更加适合。

但是同步协作也存在一些缺点:对服务系统要求高,因为多人操作引起的信息刷新需要系统时刻保持连通并实时刷新,容易造成卡顿现象;对团队协作的模式也有要求,同步协作适合不同的人对同一个东西不同的地方做不同的事,如果是多个人对于同一个地方做不同的事使用同步协作反而降低协作效率。

异步协作相对同步协作来说就是信息跟新的不同步,一般是一个版本修改后的刷新,异步协作相对于同步协作来说优点就在于成员之间操作的互相独立互不影响,即使是对同一个内容进行修改也可以生成两个不同的版本,保留了每个成员独立的修改逻辑,这对于项目类型的协作来说是比较友好的形式。

而异步协作的缺点其实就是同步协作的有点,异步协作不能很及时地更新到最新版本的信息,在修改者没有保存之前,其他人员也只能看到之前的版本情况,对于信息及时性要求较高的协作团队来说不太友好。

两种形式可以说是优缺点互补,形式互补的,没有哪一种就能成为协作机制的万金油,还是需要产品本身对自己产品的理解来选择合适的协作形式。因为不同的协作形式会影响到其他部分功能逻辑的开发和设计,因此形式的确定是你在动手设计一个在线协作系统之前优先考虑的。

以上就是我对于项目类型在线协作五个基本要素的说明,在目前在线协作形式越来越受欢迎的互联网生态下,希望本文对你有所帮助~

本文所有观点均属原创,理解不到之处还望各为评论斧正,希望大家共同进步。

本文由 @大飞Eric 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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